Post #2: Mantendo documentos de rotina organizados

Dando continuidade a série #comosermaisorganizado trouxe um post hoje recheado de soluções praticas e fáceis de aplicar. Lembra que no post passado eu expliquei a Metodologia 5S e como ela e a base para ser mais organizado?! Se não leu ainda, clique aqui!
Depois de cumprir o primeiro passo, o Senso de Utilização, o segundo passo pode ser um dos mais difíceis, que é o Senso de Arrumação. Manter a arrumação não e tão difícil quanto parece, mas definir onde cada coisa vai ficar e como será é o que assusta a maioria das pessoas. Então, a primeira coisa nessa etapa e: autoconhecimento!
 pastinhas diverssas

Você tem que ser bem sincero com você mesmo nessa etapa. Reconheça suas limitações e tenha consciência da sua rotina. Se você gosta de jogar todas as contas (as pagas e a pagar) em uma gaveta, não adianta achar que você vai colocar tudo em uma estante que não vai funcionar. O que você precisa é arrumar pastinhas para colocar na gaveta. Mas se você precisa ter tudo a vista, senão você esquece, mantenha itens transparentes para organizar, pastas ou ate mesmo vasilhas plasticas. A questão, faca o que vai funcionar pra você. Não existe errado em organização, existe adaptar a sua rotina as possibilidades, combinado? 

 

  contaspagas
Eu trouxe hoje a forma como organizo os documentos que chamo de rotina, ou seja, que você não precisa todo dia, mas acaba usando com uma certa frequência. Os meus eu preferi usar pequenas pastas, pois cabem no criado ou gaveta de mesa de escritório. Separei por tipo de documento para facilitar a localização. São eles:
  • Contas pagas: dentro da pastinha separo com um clips e uma capinha (escrito a mão mesmo)  por tipo de conta paga. Tem quem separe por mês, mas prefiro por fornecedor, pois acho que se for necessário voltar ali, provavelmente vou pesquisar por conta, por exemplo, se eu quiser ver quanto paguei de telefone ou cartão de credito nos últimos meses?
  • Contas a pagar: nessa pastinha eu deixo todas as contas que já possuem caráter fixo, como por exemplo carnê da aula de dança e do dízimo. E a medida que vou comprando no cartão de credito, eu vou jogando ali aqueles papeizinhos para conferir se esta tudo ok na fatura. Ah, a medida que as faturas vão chegando, vou colocando tudo ali ate chegar o dia de pagar.
  • Recibos de salario: eu mantenho todos os meus contra-cheques guardados, desde o meu primeiro emprego. Separo por empresa e ordem de competência, o último sempre coloco por cima, e quando troco de empresa, “embalo” em uma folha A4 dobrada no meio, só pra separar e coloco o nome da frente.
  • Documentos importantes: Por um acaso você sabe onde esta seu titulo de eleitor e carteira de trabalho?! Conheço muita gente que não. Eu uso essa pastinha para guardar todas essas “pequenas coisas” que costumam ficar sem lugar definido = CTPS, Titulo, Comprovantes de votação, carteira de identidade e CPF (no dia a dia carrego só a CNH), comprovante de vacinas, e ate talão de cheque quando tenho. Ou seja, documentos importantes porém pequenos.
Reparem que não faço nada com muito luxo, o importante e atender a minha necessidade, capinhas manuais e clipes + folhas brancas para separar. Canetinhas coloridas para ajudar a identificar e pronto. E como eu disse, esse é meu formato, você pode escolher o que gosta mais. Vou dar algumas sugestões:
sugestoesorganizacao
  • Pasta sanfonada: serve tanto para contas a pagar (separar por dia de vencimento) ou contas pagas (separar por tipo de conta – a minha mãe usa assim!)
  • Necessaire: se você tem uma bolsinha linda, que não acaba não usando pra nada, use para guardar esses documentos importantes e coloque em uma gaveta ou armário.
  • Caixas: se não tem paciência para separar muita coisa, reserve uma caixa (pode ser de sapato mesmo) para pelo menos jogar os documentos lá dentro, separe as contas pagas e comprovantes de salários.
E lembre-se que estamos falando aqui de documentos de rotina. Se no meio dessa arrumação toda, sobrou um monte de documento que você não sabe como guardar, como por exemplo contratos, certidões, certificados, exames médicos, etc, não se preocupe que esse o tema do próximo post ok?
Dicas Bônus:
  • O importante é começar, talvez você não consiga se organizar de uma vez, mas vai implantando pequenas rotinas, e vai aperfeiçoando as poucos. E perceba sua rotina.
  • Separe um local para você “esvaziar” a carteira com frequência, cupons fiscais, comprovantes de compra, etc. Não deixe esses papeis se acumularem pois eles são um dos grandes vilões da organização. Fazem a coisa parecer maior e impossível de ser arrumado

Eu sei que o post ficou mega gigante, maaaas, eu não consigo falar menos. Acho que o ideal mesmo seria fazer alguns videos né, mas cadê a coragem?!

Um abraço, Anap.

PS: se tiverem dúvidas, fiquem à vontade 🙂

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Ana Paula Cândido

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