Como organizar o arquivo digital

Pois bem, dando continuidade ao tema começado ontem (se você não viu clique aqui), no post de hoje vamos falar sobre como organizar o arquivo digital. Depois de ter sua rotina implantada, você precisa ter suas pastinhas organizadas, concorda comigo? De nada adianta você separar um dia para arrumar, se não tem um ‘padrão’ de arrumação para seguir, não vai fazer sentido… O que eu vou mostrar aqui hoje é o formato que funciona pra mim, e talvez com o tempo você pode desenvolver seu próprio jeito de ‘se encontrar’. Não existe fórmula de arrumação, existe o que tem que ser feito e a sua forma de fazer, a questão é adaptar. Então chega de conversa e vamos começar logo!

organizar_arquivo_digital

Relacionei abaixo 4 formatos de organização que eu uso atualmente, já usei outros formatos, mas depois de tanto mudar cheguei na conclusão abaixo:

Nome do arquivo: dica básica, inicial e super importante, nomeie bem seus arquivos! Nada de salvar como nome “Documento 1 (4)”, o que indica que você já tem 3 arquivos anteriores com esse mesmo nome. Gaste um tempinho com a criação do nome do seu arquivo. Pense em tudo que ele representa e quando precisar dele no futuro, que nome você iria procurar, ao que ele está associado. Não precisa escrever uma frase inteira, mas também não precisar ser só uma palavra, ok?

Pastas e Subpastas: tente entender seu arquivo como se fosse um sumário, qual é o tema principal? O que faz parte do que? Posso arrumar em subpastas para facilitar a arrumação? Para você ter ideia, eu uso 4 pastas principais (PESSOAL, TRABALHO, ESTUDO e DIVERSOS), e cada uma se ramifica em subpastas e mais subpastas. Por exemplo, na pasta de estudo, eu tenho uma pasta para cada curso que eu fiz, o técnico, a graduação, etc., e em cada subpasta dessa eu tenho uma para cada disciplina. E se naquela disciplina teve muita apostila, trabalhos e exercícios, também crio pastas se entender que é necessário.

Números ou letras para organizar: aqui vai um truque que eu uso para agilizar meu dia a dia. Como as pastas ficam em ordem alfabética, as vezes a que a gente mais usa fica no meio de tantas outras e é um saco encontrá-la toda vez, então eu costumo numerá-las antes do nome. E aqui você pode utilizar dois formatos, ou os números ou as letras. Fica assim:

1 – Fotos

1 – Imagens

2 – Músicas

3 – Vídeos

Como eu entendo que Fotos e Imagens são itens parecidos, eu uso o número 1 para os dois e assim por diante. Digamos que eu uso a numeração para criar um vínculo externo das pastas, como forma de evitar muitas subpastas Elas ficam categorizadas através dos números também. Será que consegui explicar direito essa parte? Fiquei na duvida agora… rs!

Organize as fotos por data: essa dica segue a mesma ideia da anterior, só que para organizar por data, a gente precisa usar a data invertida, para garantir que fique na ordem que realmente aconteceu. Você precisa nomear da seguinte forma: 2016.01.28_NOME DO EVENTO. É só um exemplo tá… também poderia ser 20160128 ou ainda 2016-01-28, enfim, você usa o item que você quiser para separar a data, o importante é manter o padrão, para que as datas fiquem organizadas. Ou se quiser deixar tudo misturado, separe pelo menos por mês, tipo assim:

2016.01_Janeiro

2016.02_Fevereiro

2016.03_Março

Observe que, se você colocar somente com o nome do mês, o fevereiro seria o primeiro e janeiro o segundo… Deu pra entender a ideia aqui? Sempre que eu preciso trabalhar com datas eu uso no formato invertido, para facilitar minha vida, basicamente é isso! E aqui, só lembrando que, parece ser muita coisa, que é muita data pra lembrar, mas se você faz todo mês um pouquinho não acumula… lembra do que falamos ontem?! rs

—-

Espero ter iluminado um poucos suas ideias e ter te inspirado a dar um geral ai no seu pc & dispositivos móveis. Tendo alguma dúvida ou até mesmo sugestões, é só deixar um comentário que ficarei feliz em responder.

Um abraço,

AnaP.*

p.s.: não me venha com desculpa que não tem tempo, se toda semana você separa meia horinha para organizar, daqui um tempo estará tudo lindo! 😀

p.s.: posso contar um segredo? Faz 10 anos que organizado minhas fotos assim, e é super bacana pra rever fotos e sabendo quando elas foram tiradas!

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Ana Paula Cândido

Prazer, meu nome é Ana Paula! Obrigada pela visita em meu blog :) Dúvidas, críticas ou sugestões? Fique à vontade para comentar. Ficarei feliz com sua contribuição e prometo que respondo rápido, ok?!