Post #1: Utilizando a qualidade total para se organizar (Metodologia japonesa 5S)

Para começar a série sobre como ser mais organizado, resolvi mostrar como usar a qualidade total para se organizar. E esse assunto não é papo só de administrador, é possível sim utilizar algumas metodologias das empresas em nossa vida. Desde que me entendo por gente, e isso não é exagero, meu pai sempre me apresentou assuntos ligados à gestão, que acredito foram grandes influências para a formação que escolhi, a Administração. Ele trazia para mim umas revistas em quadrinhos da revista Banas Qualidade que tenho guardadas até hoje:
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Tudo bem que eu fui uma criança meio nerd que aos 10 anos de idade arrumava o quarto com base na qualidade total, mas hoje vejo que essa metodologia me ajudou a ser a pessoa organizada que sou hoje. A Metodologia Japonesa 5S tem esse nome pois as 5 palavras japonesas que compõem a metodologia começam com a letra S. Na adaptação para nossa língua utilizamos a palavra Senso para continuar com o mesmo raciocínio de 5S. Vamos falar uma pouquinho de cada uma para entender como funciona:
 

  • Seiri – Senso de Utilização: falando da forma mais clara possível, é separar o que é útil do que é inútil, com o objetivo principal de liberar espaço para o que é realmente importa. Pode até aparecer ser bobeira falar do assunto, mas eu tenho certeza, que se você abrir seu guarda-roupa, gavetas, armários, vai achar um monte de coisas que são totalmente descartáveis, estão ali só ocupando espaço, esperando ser doado para alguém que realmente vai usar. Nós temos  péssimo hábito de ir acumulando coisas, e isso é um dos vilões que nos impedem de sermos mais organizados.

 

  •  Seiton – Senso de Arrumação: quem nunca ouviu, cada coisa em seu lugar?! Acho que todo mundo né? Mas fazer que é bom nada. Não basta descartar o que é inútil, se o que sobrou e que realmente importa não está localizável. Acredito que é aqui que podemos ver a organização acontecer, definir um local para cada coisa, das mais simples as mais complexas, quer exemplos? Gavetas no quarto, você pode separar por tipo de roupa, só bermudas, blusas e roupas íntimas. Na cozinha, um armário só para plásticos, panelas e comidas separados. No home office, documentos importantes, separados dos documentos rotineiros e material de escritório. Não se apavore com essa parte, pois apesar de ser aparentemente a mais trabalhosa, é a que mostra mais resultados. A longo prazo você vai se agradecer por se dedicar a essa parte.

 

  • Seiso – Sendo de Limpeza: Depois de separar e arrumar tudo, uma limpeza vai ser necessária. E o senso de limpeza aqui não está ligada somente ao dia da arrumação, mas da necessidade de se manter tudo sempre limpo, pois muitas vezes, a sujeira é parte da bagunça, que mantem o ambiente carregado e com péssimo aspecto.

 

  •  Seiktsu – Senso de Higiene: o quarto S, diz respeito a criação da rotina/padrões como um todo, e no que diz respeito à manutenção da organização feita até esse ponto. Ele tem o objetivo de manter os três primeiros S’s de forma que eles não se percam. Criar o hábito de sempre descartar o desnecessários, colocar cada coisa em seu lugar e manter tudo limpo. Não parece difícil não é mesmo?!

 

  •  Shitsuke – Senso de Disciplina: a última etapa, é aparentemente a mais simples, mas para os bagunceiros de plantão, é a mais difícil, que é ter a disciplina de manter tudo arrumado. Garantir que o ciclo se repita frequentemente e consequentemente alcançar a qualidade total, ou no mínimo um home office bem/guarda roupa/cozinha bem organizado, caso seja esse seu objetivo.

Viu que não é tão difícil assim?! Até que começa grande, mas depois a coisa vai facilitando para o seu lado. E agora, exercícios para praticar:

  • Escolha a parte da casa que deseja arrumar e comece: separe o que é útil, e o que você vai descartar (jogar fora ou doar pra alguém ou instituição de caridade). E realmente faça isso, não é só deixar em um canto parado no dia que tiver tempo. Desfaça e já!
  • Como tudo que sobrou de útil, defina os espaços que cada coisa precisa e providencie isso. Coloque nome em tudo que for possível.
  • E não se esqueça de dar uma faxina depois ok, pois vai precisar!
Os próximos post vão mostrar organização de documentos, sejam eles rotineiros ou importantes, caso você esteja na dúvida de onde começar, sugiro que comece a organização nessa área para que você possa realmente ir aplicando à medida que o conteúdo for evoluindo.
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Ufa!! O post ficou enorme eu sei, mas não teve como falar menos.  Espero que tenham gostado e que seja realmente útil na vida de vocês.
Um abraço, e até o próximo post da série.
Anap.

 

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Ana Paula Cândido

Prazer, meu nome é Ana Paula! Obrigada pela visita em meu blog :) Dúvidas, críticas ou sugestões? Fique à vontade para comentar. Ficarei feliz com sua contribuição e prometo que respondo rápido, ok?!