Organização: Caderno de Protocolo

Eu sou uma pessoa organizada. E eu sou uma pessoa criativa. Mas pra quem me conhece, isso não é novidade. Agora imagina só quando essas duas coisas se juntam?! Já faz um tempinho, acho que mais de um mês, que tive a ideia que vou mostrar aqui hoje, porém devido à rotina ainda não tinha colocado em prática. Eu achei muito simples e prática, e ainda fiquei #revoltada do tipo “porque eu não pensei isso antes”. Vamos conferir?!

Caderno de Protocolo

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Sabe quando você liga para algum serviço de call center, e anota um protocolo muito importante, e daí a duas semanas precisa desse mesmo protocolo e não sabe mais onde deixou o papel? Que na verdade era verso de um panfleto que deve ter ido para o lixo?  Pois então!!

Eu como organizada que sou, tinha uma pastinha onde juntava todos esses protocolos, porém não estava satisfeita com esse formato de organização, pois quando precisava consultar, achava bagunçado, difícil de mexer e pior, corria o risco de perder um desses papeizinhos.

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Foi então que resolvi centralizar tudo em um caderno, que é pequeno , fácil de guardar e principalmente de manusear. A ideia é a seguinte: toda vez que for ligar para algum desses lugares, pegue o caderno, e vá anotando o que foi conversado, data, hora, nome do(a) atendente e protocolo. Se precisou ligar novamente, continua anotando e verifique o que já foi conversado antes. Facilita e muito, podem acreditar!

Só que: cuidado pra não virar bagunça!!!! 

E pra isso, eu criei uma “metodologia” para organizar a coisa toda e não perder horas folheando o caderno procurando um protocolo: (falando assim me senti meio neurótica, mas foi um mal necessário, confere ai)

  1. Separe 2 primeiras folhas para índice
  2. Numere as outras folhas a partir do índice, somente frente (pelo menos eu preferi não numerar o verso, fica a seu critério)
  3. No índice não preocupe com ordem alfabética, e sim ordem de necessidade.  Ligou pra Oi, ela é a primeira. Depois ligou pra Uol, e para a GVT, coloque na ordem.
  4. Coloque na frente do nome no índice o número da página que está anotado o protocolo.
  5. Toda vez que acabar a página de uma dessas empresas, comece outra página e acrescente no índice essa nova página.

Por exemplo, depois de cheio, seu caderno pode ter para a empresa Oi as páginas, 1, 15 e 22. Assim fica fácil de achar, e você não precisa ficar separando folhas para cada empresa, correndo o risco de faltar para umas, e sobrar para outras. Você faz conforme a demanda e não perde o controle de nada.  Tirei foto do meu para vocês conferirem:

O meu índice (aproveitei e coloquei um marcador lateral para ajudar achar o índice, mas isso é só um detalhe, não é determinante na forma como o caderno funciona).

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Uma das minhas páginas, que no caso já tem duas atualizações (dentro de cada página preferi não ficar com nenhum rigor quanto à escrita, apenas coloco o que acho importante e de uma forma que eu entenda depois)

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E então pessoal?! O que acharam da minha ideia? Todo muito implantando já?!

Ahhh, sem contar que, pra mim foi um caderno, mas se quiser você pode usar um bloquinho, um aplicativo de notas no celular/tablet, ou até mesmo digitar em um arquivo de Word ou uma tabela no Excel, que até te permite localizar mais fácil os dados e por isso não precisa ter ‘regrinhas’ pra organizar como é o caso do meu caderno. Ou seja, vale o que você achar melhor para você. A principal ideia aqui é: centralizar os protocolos em um só lugar para não se perderem. O resto é do jeito que preferir!

Quem gostou fique à vontade pra compartilhar e deixar um comentário!

Um abraço,

Anap.

 

 

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Ana Paula Cândido

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