Dicas para organizar a caixa de e-mail

Que tal começar o ano colocando as coisas em ordens?! Mas aqui vale lembrar que as coisas mudaram um pouco, e não existe apenas a faxina ‘física’ para fazer. Agora também temos a faxina virtual. Pode até parecer bobeira, mas também é importante arrumarmos os arquivos no computador e no e-mail. Fazer essa arrumação e garantir uma rotina de organização para esses itens pode te economizar um bom tempo a longo prazo e agilidade na hora de trabalhar. Eu já falei aqui no blog sobre organização de arquivo digital, e pra completar o assunto hoje vou dar umas dicas para organizar a caixa de e-mail. Continue lendo e veja como é simples.

Antes de mais nada aqui vai uma ‘alerta’. Simples vai ser, mas rápido como você gostaria talvez nem tanto. Então vale lembrar que precisa ter um pouco de boa vontade consigo mesmo e dedicar um tempo para isso. Se você decidir que todo início ou fim de expediente você vai se dedicar pelo menos 10 minutos para dar arrumada garanto que você vai terminar rapidinho. Mas TEM que fazer. Combinados?!

As dicas são tão rápidas que vão parecer ridículas. O segredo basicamente é PLANEJAR e EXECUTAR:

  1. Planejar: antes de começar a arrumar você tem que pensar em como quer organizar e escolher quais as pastas você tem que criar que serão adequadas para sua necessidade. Mais abaixo vou listar as minhas principais para você ter uma ideia.
  2. Executar: defina uma rotina e execute. A ideia é definir um tempo para organizar todos os e-mails antigos nas novas pastas e uma forma de lidar com e-mail a partir de agora. Algo do tipo, ler emails apenas duas vezes por dia e resolver tudo na hora, não deixar e-mail sem resposta ou para resolver depois ou até mesmo desligar as notificações do celular, que foi uma das coisas que eu fiz. Achei melhor desativar porque quando chegava me distraia e acabava não podendo responder na hora e me esquecia depois. Enfim, acho que você entendeu onde quero chegar né?!

O Outlook te dá até um troféu quando você limpa sua caixa de e-mail! kkk

Bem, agora que você viu que não é um bicho de sete cabeças, vou deixar aqui algumas sugestões de pastas que acredito que podem ser comum a todos:

  • Cadastros: toda vez que eu faço cadastro em algum site novo eu arquivo e-mail de boas vindas aqui. Assim fica fácil pra eu procurar caso tenha aquelas senhas automáticas ou quando eu redefinir a senha por algum motivo.
  • Bancos: se você receber e-mail de mais um banco talvez possa criar mais de um, mas não vejo necessidade. Eu particularmente tenho uma pasta chamada Itau e tudo que chega eu leio e mando direto para lá, porque esse tipo de e-mail geralmente não demanda resposta.
  • Compras: toda compra que eu faço pela internet, o processo de aprovação do pagamento e envio do pedido, eu classifico em uma pasta apenas, mas se você tem um volume de compra alto em algum lugar talvez compense você criar uma pasta para cada fornecedor. Aqui vai da necessidade de cada um.
  • Entidades de Classe: no meu e-mail a pasta se chama CRC, mas a ideia aqui é classificar todos os informativos que você recebe a respeito da sua profissão ou estudo.
  • Vendas: se você assim como eu, vez ou outra tem alguma coisa a venda no Mercado Livre ou por ai, acho que vale a pena separar todos os e-mails envolvendo as transações em um só lugar. Se você trabalha com isso, talvez vale separar por cliente também, mas ai vai da necessidade cada um. #outravez #igualascompras
  • Particular: aqui eu costumo jogar e-mails de caráter totalmente particular, ou seja, conversas com amigos, familiares, fotos, cartões de aniversário, etc. O que geralmente não se classifica em nenhuma pasta anterior. Você ter uma de diversas também!

Atualmente tem alguns provedores, o Gmail por exemplo, que já separa a parte de ‘Social’ e ‘Promoções’ automaticamente, o que eu acho que já ajuda muito. Mas se o seu provedor não faz isso você talvez possa criar pasta para Newsletters recebidas e e-mails de propaganda e notificações caso você deseja arquivá-las. Talvez excluir seja uma opção também. Pense nisso.

A principal questão aqui é o que eu costumo dizer sobre organização: conhecer sua rotina. É você que tem que definir quais são as pastas serão necessárias em sua rotina e como lidar com elas. O que passei acima foi apenas uma direção para você iniciar, mas não se prenda ao meu modelo, com o tempo veja o que funcione para você e adapte.

Ah, e outra coisa, para começar, sugiro o seguinte: após criar as pastas, pesquise e-mails com palavras chaves ligadas ao conteúdo e transporte tudo de uma vez. Por exemplo, se você criou uma pasta do Itau, pesquise por Itau e selecione todos os e-mails para transferir de uma vez, ou a palavra Senha para achar e-mails ligado a cadastros e logins. Será que expliquei direito?! Espero que essa parte tenha ficado claro, qualquer coisa comenta ai que eu explico melhor. 

Viu como é fácil?! Acho que com essas dicas para organizar a caixa de e-mail você não vai ter mais desculpa para ter uma caixa de e-mail lotada em que você não encontre nada.

Um abraço,

AnaP.*

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Ana Paula Cândido

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